İnsan Kaynakları Yönetiminde Dijitalleşme: Verimlilik Artışı ve Örnekler

21.03.2024
İnsan Kaynakları Yönetiminde Dijitalleşme: Verimlilik Artışı ve Örnekler
 
İnsan kaynakları yönetimi günümüz iş dünyasında kritik bir rol oynamaktadır. Özellikle çok şubeli şirketler, saha çalışanları  ve uzaktan çalışanlar söz konusu olduğunda operasyonel görevler esnasında çalışanlar ve yöneticiler çeşitli sorunlarla karşılaşırlar. İnsan kaynakları yönetiminde dijitalleşme bu sorunların çoğunun kolayca çözülmesini sağlar.
Bu yazıda bordro, izin yönetimi ve puantaj takibi özelinde dijitalleşmenin önemini vurgulamaya çalıştım.
 
1. Bordro İletim ve Onay Süreçlerindeki Zorluklar
 
Geleneksel yöntemlerle, maaş bordrolarının fiziksel olarak personelin eline ulaştırılması ve onaylanması zaman alabilir ve iletişim problemlerine yol açabilir. Özellikle şirketin farklı şubeleri veya uzaktan çalışanlar söz konusu olduğunda, bordroların doğru kişilere ulaşması ve zamanında onaylanması zorlaşabilir. Bu da iş süreçlerini aksatabilir ve personel memnuniyetini olumsuz etkileyebilir.
 
Dijitalleşme ile birlikte, bordrolar elektronik olarak çalışanlara gönderilebilir. Mobil uygulamalar veya SMS gibi kanallar aracılığıyla çalışanlar, maaş bordrolarına her zaman ve her yerden erişebilirler. Ayrıca, TÜBİTAK zaman damgası veya e-imza, m-imza  gibi güvenli teknolojiler kullanılarak, çalışanların bordroları dijital ortamda onaylanabilir. Bu, bordro iletimi ve onay süreçlerini hızlandırır, iletişim hatalarını azaltır ve iş süreçlerini daha verimli hale getirir.
 
Basit bir hesapla  250 çalışanı olan bir firma üzerinden örneklersek  geleneksel yöntemlerle, her bir çalışan için aylık bordro çıktısı almak, personele imzalatmak ve muhasebe departmanına teslim etmek için ortalama 10 dakika harcanabilir. Bu durumda, toplamda 250 x 10= 2500 dakika (yaklaşık 41,6  saat) süre gerekecektir.  Bu da yıllık yaklaşık 500 saate karşılık gelir. Uzaktan çalışma ve şubeli yapılar dikkate alındığında bu süreler çok daha uzayacaktır.
 
Ayrıca, her bir bordro için bir sayfa kağıt kullanıldığını varsayarsak, aylık olarak 250 sayfa kağıt harcanır. Bu da yıllık olarak 250 x 12 = 3000 sayfa kağıt eder.
 
Dijitalleşme ile, bordroların elektronik olarak gönderilmesi ve onaylanması süreci büyük ölçüde hızlanır. Örneğin, bir çalışanın mobil uygulama üzerinden bordrosunu onaylaması sadece 1 dakika sürebilir. Bu süre uzaktan çalışma modelleri ve çok şubeli yapılarda da aynıdır.
Bu durumda, toplamda 250 x 1 = 250 dakika (yaklaşık 4.2 saat), yılda da yaklaşık 50 saatlik süre gerekir. Yıllık olarak 3000 sayfa kağıt tüketimi ortadan kalkar.
Zaman maliyeti 500 saatten 50 saate, kağıt tüketimi ise 3000 sayfadan 0 a iner.
Türkiye’de 4857 Sayılı İş Kanunu gereğince çalışanların bordrolarının ıslak imzalı onaylanması zorunluluğu mevcut olsa da Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı  dijital onaya ilişkin  yasal düzenlemelere yönelik çalışmalar yürütüyor. Bu konudaki çalışmaların 2024 yılı içerisinde yasalaşması bekleniyor.
 
2. İzin Yönetimi ve Onay Süreçlerinin Karmaşıklığı
 
Manuel izin talepleri yönetimi, izin onay süreçlerinin karmaşıklığına ve gecikmelerine yol açabilir. Kağıt formdaki izin talepleri elden ele dolaşırken kaybolabilir veya yetkilendirme süreci uzayabilir. Bu da çalışan memnuniyetini azaltabilir ve işverenin zamanını alabilir. Dijitalleşme, izin taleplerini ve onay süreçlerini kolaylaştırır. Mobil uygulamalar aracılığıyla çalışanlar izin taleplerini kolayca gönderebilir ve yöneticiler de hızlı bir şekilde onaylayabilir. Bu, işlemlerin hızlanmasına ve iletişim hatası riskinin azalmasına yardımcı olur.
Dijitalleşme ile izin talep ve onay süreçleri de önemli ölçüde hızlanır ve verimlilik artar. Araştırmalar, dijitalleşmeyle birlikte izin taleplerinin işlenme süresinin %50'ye kadar azaldığını göstermektedir (Kaynak: "The Impact of HR Technology: What Every HR Leader Needs to Know", Brandon Hall Group, 2019).
Bu durumda, 250 çalışanın izin taleplerinin işlenme süresinin %50 azalması, insan kaynakları departmanının daha fazla verimli olmasını ve iş süreçlerinin daha hızlı gerçekleştirilmesini sağlar. Ayrıca, dijital izin yönetimi sayesinde izin kullanımı daha şeffaf hale gelir ve yöneticilerin izin taleplerini daha etkili bir şekilde yönetmelerine olanak tanır.
3. İzin Bilgilerine Erişimdeki Zorluklar
İnsan kaynaklarına yöneltilen sıkça karşılaşılan sorulardan biri, personelin kalan izin miktarıyla ilgili bilgi istemesidir. Geleneksel yöntemlerle, bu bilgi genellikle insan kaynakları departmanından talep edilir ve işlenme süreci zaman alabilir. Ancak, dijital uygulamalarla bu bilgiye personelin kendisi doğrudan erişebilir. Mobil uygulamalar aracılığıyla, çalışanlar kolayca kalan izin günlerini kontrol edebilir ve izin kullanımıyla ilgili daha bilinçli kararlar verebilirler. Bu, personelin kendine güvenini artırır ve insan kaynakları departmanının iş yükünü azaltır.
4. Personel Devamlılık Takibi
Geleneksel yöntemlerle günümüzde hala personele giriş çıkışlarda kağıt üzerinde ıslak imza alarak devamlılığı takip etmeye çalışan yerlerin sayısı da oldukça fazladır. Bu yöntem ilk başta basit ve ucuz bir yöntem gibi görünse de aslında bir çok zorluğu da beraberinde getirir. Bu zorluklar zaman kaybı, hata riski, güvenlik sorunları, esnek çalışma modellerine uyumsuzluk olarak özetlenebilir.
Diğer yandan kartlı veya parmak izi okuyucu sistemler yaygın olarak kullanılsa da bu yöntemlerin de bir takım zorlukları bulunmaktadır. Cihaz arızaları, kart kayıp ve hasarları gibi teknik sorunlar puantaj takibinde aksaklıklara neden olmaktadır. Ayrıca parmak izi okuyucu sistemler biyometrik verinin güvenliğiyle ilgili de endişe yaratmaktadır. Çalışan sayısının fazla olduğu yerlerde giriş ve çıkışlarda kart okuyucu noktalarında yoğunluk oluşması, çalışanların kuyruklar oluşturması da çalışan memnuniyetsizliğine neden olmaktadır. Bu modeller de saha çalışanları ve uzaktan çalışma modellerinde yetersiz kalmaktadır.
Mobil uygulama ile puantaj takibini yapmak  işgücü yönetimini daha esnek hale getirir, çünkü çalışanlar herhangi bir yerden giriş yapabilirler, böylece uzaktan çalışma veya esnek çalışma düzenlerine uyum sağlanabilir. Ayrıca, mobil uygulamalar hatalı veya eksik girişleri otomatik olarak düzeltebilir veya uyarı verebilir, bu da veri doğruluğunu artırır ve zaman kayıplarını önler. Mobil uygulamalar verilerin gerçek zamanlı olarak işlenmesini sağlar, bu da yöneticilerin anlık bilgilere erişerek kararlarını hızla almasını sağlar. Akıllı telefon kullanmayan çalışanlar ve mobil internet bağlantısına ihtiyaç duyulması gibi dezavantajları olsa da uygulaması avantajları daha fazla olarak öne çıkmaktadır.

Bu yazıda sizlerle bordro, izin ve puantaj süreçlerinin dijitalleşmesinin önemini vurgulamaya çalıştım. Şirketlerin bu teknolojileri benimsemesi ve insan kaynakları süreçlerini modernize daha rekabetçi olmaları, çalışan deneyimini iyileştirmeleri ve iş süreçlerinde verimlilik artışı sağlamaları açısından son derece önemlidir.